Deutsch
"Dank doculife konnte ich in einem M&A-Prozess neue Vertragsklauseln identifizieren, welche uns bei Inkrafttreten mehrere hunderttausend Euro gekostet hätten!"
„Mit doculife habe ich durch das Admin-Shielding ein sehr, sehr gutes Gefühl auch meine hochsensiblen Daten abzulegen."
"doculife ist durch das Input-Management die Single Source of Truth für alle übergeordneten Systeme, wie ERP-, CRM- oder Sharepoint."
doculife - Dokumenten-Management aus der Cloud
Kernelement der digitalen Transformation
doculife ist ein cloudbasiertes Dokumentenmanagementsystem (DMS) und in eigentlich jedem geschäftlichen Anwendungsfall nutzbar. Der Service deckt den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten mit Digitalisierung, Dokumentenversionierung, Volltextsuche, Archivierung und Retention Management ab.
Alle Aktivitäten werden im Audit nachvollziehbar protokolliert. doculife unterstützt jedes Dateiformat, E-Mails sowie digitalisierte Papierdokumente.
Der Zugriff auf den doculife Service kann über einen browserbasierten Client und eine Microsoft Windows Integration erfolgen. Metadatenstrukturen und Zugriffsrechte können an jeden geschäftlichen Anwendungsfall angepasst werden.
Die Daten sind in der Cloud verschlüsselt abgelegt und werden Ende-zu-Ende verschlüsselt (E2EE) übertragen. Auf die Daten kann nur von berechtigten Personen des einsetzenden Unternehmens zugegriffen werden. Ein Zugriff des Betreibers ist ausgeschlossen. doculife kann von Kunden eingesetzt werden, welche dem §203 StGB (Berufsgeheimnisträger) unterliegen.
Mehr Sicherheit für sensible Daten
Unternehmen verzichten oft aufgrund von Sicherheitsbedenken auf die Vorteile eines DMS. Flexibilität und Effizienz werden zu Gunsten vermeintlich hoher Sicherheitsstandards im eigenen Rechenzentrum aufgegeben.
doculife als revisionskonformes, auditierbares System öffnet auch für sensible Daten den Weg in die Cloud. Ablage und Austausch Ihrer Daten und Dokumente erfolgt ausschließlich 256 bit AES256 verschlüsselt. Durchgängiges Privacy-Shielding gewährleistet, dass Betriebssystemadministratoren nicht auf Ihre Daten und Dokumente zugreifen können. Durch ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept wird sichergestellt, dass Anwender ausschließlich Dokumente einsehen und bearbeiten können für die sie berechtigt sind.
doculife erlaubt die Aufbewahrung nach den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" und gewährleistet mit durchgängiger Versionierung und den Auditfunktionen zur Protokollierung eine umfassende Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungsschritten und Zugriffen.
Der Betrieb der doculife Plattform erfolgt ausschließlich in den Rechenzentren der Deutschen Telekom in Deutschland. Diese sind nach ISO IEC 27001 und DIN EN ISO 9001:2008 zertifiziert und garantieren durch Umsetzung und Einhaltung dieser Standards ein Höchstmaß an Sicherheit.
Mehr Sicherheit für sensible Daten
Unternehmen verzichten oft aufgrund von Sicherheitsbedenken auf die Vorteile eines cDMS. Flexibilität und Effizienz werden zu Gunsten vermeintlich hoher Sicherheitsstandards im eigenen Rechenzentrum aufgegeben.
doculife als revisionskonformes, auditierbares System öffnet auch für sensible Daten den Weg in die Cloud. Ablage und Austausch Ihrer Daten und Dokumente erfolgt ausschließlich 256 bit AES256 verschlüsselt. Durchgängiges Admin-Shielding gewährleistet, dass Betriebssystemadministratoren nicht auf Ihre Daten und Dokumente zugreifen können. Durch ein rollenbasiertes Berechtigungskonzept wird sichergestellt, dass Anwender ausschließlich Dokumente einsehen und bearbeiten können für die sie berechtigt sind.
doculife entspricht den „Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD)" und gewährleistet mit durchgängiger Versionierung und den Auditfunktionen zur Protokollierung eine umfassende Nachvollziehbarkeit von Bearbeitungsschritten und Zugriffen.
Der Betrieb der doculife Plattform erfolgt ausschließlich in den Rechenzentren der Deutschen Telekom in Deutschland. Diese sind nach ISO IEC 27001 und DIN EN ISO 9001:2008 zertifiziert und garantieren durch Umsetzung und Einhaltung dieser Standards ein Höchstmaß an Sicherheit.
Umfassende Integration des Dokumenten-Lebenszyklus
Ihre Vorteile und Nutzen durch den Einsatz von doculife
Die Einrichtung erfolgt innerhalb weniger Tage. Damit entfallen lange IT-Projektlaufzeiten und hohe -kosten.- Das Datenhosting erfolgt im Rechenzentrum der Deutschen Telekom – eines der sichersten und zertifizierten Rechenzentren weltweit. Dies steigert Ihre Datensicherheit bei gleichzeitiger Reduzierung Ihrer IT-Kosten.
- Die zentrale Zusammenarbeit verhindert Informationsinseln und erhöht wesentlich die Datenqualität – in Echtzeit und mobil abrufbar!
- E-Mails und Daten werden einfach per Drag & Drop und Schnittstellen eingebunden, was die Anwenderfreundlichkeit deutlich erhöht.
- Unterlagen und Dokumenten können aus den bereits genutzten und bekannten Microsoft Office Elementen geöffnet, bearbeitet und versandt werden. Dies unterstützt ebenfalls die Anwenderfreundlichkeit und senkt den Bedien- und Initialaufwand.
doculife Anwendungsbereiche
Mergers & Acquisitions
Board-Kommunikation
Betriebsrat
Sofort verfügbarer und hochsicherer Datenraum. Zusammenarbeit in Echtzeit unter Einhaltung von Compliance-Vorgaben. Ideal für Geschäftsführung, Due-Dilligence und internationale Projekte.
Personalwesen
HR-Outsourcing
Vorkonfektionierte Personalakten-Strukturen. Anpassung auf die individuellen Anforderungen der Unternehmen oder des Personaldienstleisters. Anbindungsmöglichkeiten von HR- und Abrechnungssystemen. Profitieren Sie von optimierten HR-Prozessen und Mitarbeiter Self-Service. 
Vertrieb
Service
Eine 360° Kundensicht auf alle wichtigen Dokumente unterstützt eine hochwertige Kundenbetreuung. Dies führt zu kürzeren Zyklen in Kundenprozessen. Integration in ERP-/CRM-Systeme. 
Beratungsunternehmen
Rechtsanwaltskanzleien
Wirtschaftsprüfer
Verfolgen Sie eine ganzheitliche Ablage - eine weltweite Zusammenarbeit wird mit doculife sicherer! Eine aktenübergreifende Recherche, klare Zuordnungen und Verantwortlichkeiten minimieren Ihren Aufwand.
Diese Kunden sind begeistert von doculife
doculife legt größten Wert auf Diskretion und Verschwiegenheit. Daher kann nur ein kleiner Ausschnitt unserer Referenzkunden hier vorgestellt werden. Sollten Sie Fragen zu Referenzen Ihrer Branche haben, so sprechen Sie bitte unser Consulting an.
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